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Covid-19 fue el catalizador de un cambio sísmico en la forma en que las personas trabajan. La pandemia impulsó una revolución que ya estaba en marcha, demostrando que la tecnología puede respaldar la productividad en cualquier lugar. Al mismo tiempo, destacó el costo financiero, ambiental y humano de los desplazamientos tradicionales; la pérdida de tiempo y energía asociada con estar sentado en los trenes o en el tráfico durante muchas horas cada semana, y el impacto positivo de reducir esto en el bienestar mental, físico y emocional de las personas.
Orgulloso defensor del modelo híbrido, ayudo a empresas de todo el mundo a perfeccionar políticas que les permitan aprovecharlo al máximo, aprovechando sus numerosos beneficios al capacitar a los empleados para dividir su tiempo entre ubicaciones: la oficina central, centros de trabajo conjunto locales. y hogar
Los centros de coworking locales ofrecen lo mejor de ambos mundos para la mayoría de los trabajadores, con entornos profesionales tranquilos, bien equipados y sin distracciones domésticas, pero a poca distancia del hogar, la escuela o las guarderías. Corporaciones globales como Standard Chartered Bank y NTT ahora se han asociado con IWG, ofreciendo a su gente acceso a más de 3500 ubicaciones en todo el mundo.
Reunir a las personas ‘IRL’ es fundamental para generar ideas, fomentar la unión del equipo y crear una cultura empresarial sólida en el modelo híbrido. También hay beneficios personales y prácticos en el contacto cara a cara. La investigación de IWG muestra que el 97 % de los expertos en recursos humanos en los EE. UU. informan que existe una correlación directa entre el bienestar y la productividad de los empleados y la cantidad de días que pasan en la oficina con sus compañeros de equipo.
Exigir simplemente que su gente pase una cierta cantidad de tiempo en la oficina, o cumplir con un objetivo mensual arbitrario para fichar, no será suficiente en el nuevo mundo laboral. Los líderes empresariales deben ser conscientes de que la mentalidad de las personas se ha alterado irrevocablemente.
El Índice de Tendencias Laborales 2022 de Microsoft se refirió a la “ecuación de la pena”, y señaló que “los líderes deben establecer el por qué, el cuándo y el cómo de la oficina”. En otras palabras, ahora le corresponde al C-suite garantizar que las visitas a la sede de la empresa tengan un propósito claro y beneficios tangibles.
¿Qué es una reunión curada?
La reunión comisariada no es un fenómeno nuevo -o al menos, no debería ser. Sin embargo, para cualquiera que haya asistido alguna vez a una sesión que se sintió innecesaria, improductiva o que podría haber sido reemplazada fácilmente por un correo electrónico, el concepto es ciertamente atractivo.
La palabra ‘curado’ implica una planificación cuidadosa y profunda. Sugiere que se han tomado decisiones bien pensadas sobre a quién invitar a la reunión, qué discutir y cómo presentar cualquier material relevante. Una reunión organizada es la antítesis de las cosas que suceden por accidente, y está muy lejos del tipo de “puesta al día rápida” que, en muchos lugares de trabajo previos a la pandemia, podría convertirse fácilmente en conversaciones serpenteantes que hacen perder el tiempo sin un resultado perceptible.
Ya sea que estén diseñadas para resolver un problema, tomar una decisión o generar ideas creativas, las reuniones seleccionadas siempre tienen un propósito claro y ofrecen un valor demostrable. ¿En breve? Abordan de manera convincente el ‘por qué’ de la pregunta anterior de Microsoft, dando a los empleados una buena razón para reunirse en persona.
Consejos para organizar reuniones seleccionadas de alta calidad
No existe una forma única de realizar una reunión organizada, pero los siguientes consejos le ayudarán a asegurarse de que la suya sea productiva, atractiva e incluso agradable.
1. Considere su ‘por qué’
En primer lugar, asegúrese de saber por qué es necesaria la reunión y qué debe lograrse. Si no lo tienes claro, tus asistentes tampoco lo tendrán.
Sobre todo, recuerde que las reuniones seleccionadas no son para distribuir información. Deben involucrar una participación real y lograr algo en persona que sea cualitativamente diferente de lo que podrías lograr. sin uniendo a la gente.
2. Hazlo colaborativo
Establezca objetivos para la reunión como grupo e involucre a todos en la decisión de cuáles deberían ser los resultados. Esto podría significar crear una agenda para la reunión desde el principio, o aumentar una que haya sido preparada previamente.
3. Promover la participación
Una reunión organizada no debe llevar pasajeros: no debe haber nadie en la sala que se siente en silencio, sin traer nada a la mesa.
Sin embargo, alentar la participación puede ser difícil. Después de todo, no a todos les resulta fácil hacer oír su voz entre colegas más seguros.
La clave para restablecer este equilibrio radica en la preparación. Por ejemplo, podría hacer que las personas asistan a la reunión con algún trabajo que necesiten compartir para que se cumplan los objetivos.
Haga preguntas que provoquen debate y discusión a lo largo de la sesión y, especialmente si la reunión es larga, combine una variedad de actividades con movimiento regular para ayudar a mantener a todos alerta.
4. Actuar como facilitador
En lugar de dirigir su reunión desde el frente, permita que los colegas la dirijan, dirigiendo la sesión hacia el resultado correcto.
Maneje los conflictos o desacuerdos en caso de que surjan, y encárguese de que todos los asistentes tengan su opinión.
Guíe al grupo hacia las metas que establecieron juntos al comienzo de la reunión, pero sea flexible con respecto a la ruta que tome para llegar allí.
5. Asegúrate de que sea agradable
En un mundo híbrido, reunirse debe ser algo que disfruten los colegas. Debe reforzar las relaciones, fomentar el intercambio de buenas prácticas y recordar a todos por qué es fantástico trabajar donde ellos lo hacen.
¡No hay razón por la que una reunión organizada no pueda tener momentos sociables y divertidos al mismo tiempo que logra sus objetivos!
6. Realice un seguimiento eficaz
Finalmente, puede aprovechar al máximo su reunión seleccionada asegurándose de terminarla y darle seguimiento de manera efectiva.
Antes de despedirse del día, evalúe en grupo si se han logrado los objetivos de la reunión. ¿Fue el resultado lo que esperaba o necesitaba que fuera?
Puede estar seguro de que su reunión curada salió bien si todos se van con una idea clara de la decisión que ha tomado, el problema que ha resuelto o la solución que ha generado.
También es importante tener claro los próximos pasos. ¿Quién está quitando qué tarea para trabajar? ¿Quién necesita más información y quién más en el equipo puede proporcionarla?
Prueba y aprende
Al igual que la política de trabajo híbrido de cualquier empresa, las reuniones organizadas requieren una revisión y evaluación periódicas. Los líderes empresariales deben evaluar qué está funcionando y qué podría mejorarse, así como considerar cómo y por qué.
Obtener lo mejor de las personas, así como el tiempo que pasan juntas en la oficina, requiere un enfoque de “prueba y aprendizaje” que ofrezca la oportunidad de una mejora continua. Ese es el enfoque que adoptamos en IWG. Si bien hemos sido una organización híbrida durante más de treinta años, aún nos estamos adaptando y evolucionando.
Como líder de equipos en más de 120 países en todo el mundo, organizar eventos en persona puede ser un desafío, pero me aseguro de que cuando las personas se reúnan, cuente. Realizamos reuniones y talleres seleccionados, nos reunimos en espacios flexibles locales y realizamos conferencias de ventas regionales y globales.
Nuestro equipo está más feliz y saludable trabajando en el modelo híbrido, al igual que los de muchas otras empresas. Además, la investigación de Accenture muestra que el 63% de las empresas de alto crecimiento han adoptado modelos de trabajo de “productividad en cualquier lugar”, lo que subraya la relación entre el bienestar de los empleados y el éxito comercial.
Parece que Slack, Zoom y Microsoft Teams serán elementos permanentes de nuestra vida laboral, pero sigo creyendo que no hay sustituto para una sesión bien planificada y bien ejecutada en la que las personas puedan colaborar cara a cara. Si bien prepararse para reuniones seleccionadas puede costarles a los líderes un poco más en términos de tiempo y esfuerzo, la recompensa siempre vale la pena.
Lejos de fomentar el aislamiento o permitir que se desarrollen divisiones dentro de los equipos, el modelo híbrido ofrece un nuevo tipo de colaboración más productiva y significativa al mismo tiempo que brinda a las personas la flexibilidad y la autonomía que desean. Es un enfoque que tiene inmensos beneficios para las empresas, las personas y el planeta, razón por la cual los líderes empresariales de todo el mundo lo están adoptando con un entusiasmo cada vez mayor.
Puede ver el track E2E Job Creation 100 completo aquí
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