Formas clave para erradicar definitivamente las operaciones en silos

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Stephen Mamelok, Director General de Unifii; Myles Molloy, Director de Unifii

El trabajo en silos se produce cuando los equipos y departamentos no se comunican eficazmente. Hemos visto estas desconexiones en los sectores privado, público e incluso en el de la beneficencia: los silos pueden encontrarse entre todos los servicios y especialidades, como finanzas, RRHH, TI, servicio al cliente, marketing y ventas.

Los silos crean obstáculos en la circulación de los datos en la empresa. Pueden reforzar una cultura de “nosotros contra ellos” que es perjudicial para las empresas y puede afectar a la moral, generando en última instancia división. Trabajar de esta manera limita a los líderes estratégicamente y reduce la transparencia, por lo que eliminar los silos debería ser una prioridad clave.

¿Pero cómo se detecta un silo? Esta lista de comprobación le ayudará a identificarlos.

Si la respuesta a alguna de estas preguntas -o a todas- es negativa, es probable que esté trabajando en un silo.

Antes de poder erradicarlos, hay que tener una idea de en qué se basa una organización eficaz. Esboza una visión de lo que es una organización sana y armoniosa, y de los puntos en los que podrías estar equivocándote.

He aquí tres formas de conseguir erradicar las operaciones en silos.

1. Crear una cultura de “nosotros y nosotras”.

Desde la sala de juntas hasta la trastienda, todo el mundo debe adoptar y encarnar su estrategia. Sin una hoja de ruta definida, los equipos y los departamentos son libres de trazar sus rutas y pueden desviarse en diferentes direcciones, con resultados potencialmente desastrosos.

El trabajo en silos puede crear una cultura de “nosotros contra ellos”. Para solucionarlo, hay que identificar a los innovadores y fomentar la comunicación. En lugar de dar por sentado que tienen las respuestas, los líderes deben animar a sus empleados a dar su opinión, trabajando en colaboración para definir los objetivos empresariales y desarrollar una estrategia compartida. Este enfoque garantiza que todo el personal se sienta implicado y capacitado en el viaje, y que sea más probable que permanezca con usted durante más tiempo. La colaboración establece las expectativas y aumenta la responsabilidad, lo que supone una mayor aceptación por parte de la organización. El cambio empresarial puede ser dirigido desde la cima, pero es llevado a cabo por todos los niveles.

“Si la gente no sabe que el cambio va a producirse, nunca lo aceptará. Así que hay que decírselo a la gente desde el principio, decírselo a menudo, hacer que se entusiasmen con el hecho de que el negocio está pasando por un cambio, que la gente está invirtiendo en el negocio.”

Myles Molloy, Director de Unifii

2. Desarrollar procesos interdepartamentales que potencien la colaboración

Según la última encuesta del Instituto de Comunicaciones Internas, el 51% de los comunicadores cree que la comunicación con los empleados ha empeorado durante la pandemia. Los procesos, sistemas e informes separados pueden crear una desconexión de datos perjudicial que deja a los líderes sin la imagen completa.

¿La respuesta? Introducir procesos interdepartamentales. En una empresa funcional, todos los departamentos deben trabajar juntos. La información debe fluir sin problemas, y las personas y los equipos deben tener todos los datos a su disposición para hacer su trabajo con eficacia.

Identifique los procesos interdepartamentales y trace las tareas típicas, detallando las interacciones y los flujos de información. Esto le ayudará a desarrollar conocimientos vitales sobre las entradas y salidas de cada proceso, las personas implicadas, los flujos de información y las interdependencias. Detrás de cada proceso debe haber un rendimiento relacionado. Al crear un conjunto claro de actividades operativas diseñadas para las formas de trabajo actuales, puede desarrollar KPI específicos y métricas notificables. Los procesos interdepartamentales reducen la desconexión estratégica, lo que aumenta la productividad y la moral de la empresa. Proporciona la dirección y el impulso que las empresas necesitan para liberarse de los silos.

3. Aproveche las ventajas con una plataforma de flujo de trabajo empresarial

Las operaciones en silos pueden impedir la transparencia y reducir o incluso eliminar la visibilidad en toda la empresa para la elaboración de informes de rendimiento, el establecimiento de objetivos y el análisis de tendencias. La falta de una estrategia global puede dar lugar a un enfoque reactivo de la gestión empresarial, lo que significa que siempre hay que hacer frente a los desastres.

¿Cómo se puede erradicar esto? Introduciendo un flujo de trabajo empresarialplataforma. Una plataforma de flujo de trabajo empresarial es un sistema único que unifica una organización. Todo el mundo tiene acceso, y todos experimentan los beneficios. Las plataformas de flujo de trabajo empresarial automatizan y mejoran los procesos empresariales. A través de un único punto de acceso, todos los equipos y departamentos obtienen una visión completa de cada flujo de trabajo, además de conocer los próximos hitos y poder hacer un seguimiento de los detalles de bajo nivel si es necesario. Al sustituir los múltiples procesos de gestión por un único sistema, se reduce el número de puntos de integración y la complejidad técnica.

“La gestión de servicios es una parte crucial de toda organización. Dirige sus procesos, dirige a su gente y ayuda a las empresas a pegarse”.

Stephen Mamelok, Director General de Unifii

Las plataformas de flujo de trabajo desplegadas estratégicamente son más sencillas de usar, más baratas de mantener y mucho más eficaces para dirigir su organización. Una plataforma de flujo de trabajo centralizada aumenta la confianza y mejora la transparencia: es fundamental para mejorar la comunicación y potenciar la colaboración, que es fundamental para eliminar el trabajo en silos.

Libérese de los silos y construya un negocio mejor

Las empresas de éxito hacen de la eliminación de los silos una prioridad estratégica. Mediante el uso de nuevas tecnologías alineadas con estrategias probadas, los líderes pueden crear sistemas y procesos y establecer prioridades que mejoren la colaboración y la integración. La transferencia ineficiente de información entre equipos y departamentos es uno de los signos más inequívocos de que se está luchando contra los silos. Pero hay otros signos reveladores, como las batallas interdepartamentales y la creación de imperios. Acabar con los silos parece sencillo, pero lo que se está haciendo es algo más que cambiar los procesos: se está cambiando a las personas. Para tener éxito de verdad, hay que crear un hambre de cambio e inculcar una cultura que pueda lograrlo.

La claridad estratégica es vital en tiempos de cambio rápido y agitación. Las empresas que cuentan con una estrategia sólida y una cultura organizativa de apoyo están mejor preparadas para afrontar los desafíos que se les presentan. Los silos organizativos no son inevitables ni irreversibles. Con estos tres métodos de eficacia probada, puede mejorar el flujo de datos, transformar los procesos y comprometer a su personal.

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Publicado originalmente en Business Reporter