Los informes operativos necesitan un cambio de imagen

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En su estado ideal, los informes operativos respaldan el rendimiento crítico diario de una empresa, lo que permite a los líderes profundizar en los datos para evaluar la eficacia operativa e impulsar mejores decisiones comerciales.

Sin embargo, necesita desesperadamente un cambio de imagen. Según un reciente encuesta de 500 tomadores de decisiones financieras en los EE. UU. y EMEA, solo el 11 por ciento de los encuestados está satisfecho con las herramientas de informes operativos actuales. Además, los encuestados mencionaron la necesidad de habilidades técnicas (47 por ciento), tiempo para generar informes (46 por ciento) y la incapacidad de acceder a los datos correctos (28 por ciento) como los tres principales puntos débiles al usar herramientas de informes operativos.

Demasiado manual, demasiado lento, demasiado limitado

Según la encuesta, el 76 por ciento de los informes operativos actualmente se realizan en Excel, un enfoque manual e ineficiente para acceder a los datos necesarios.

Depender de las hojas de cálculo plantea múltiples desafíos. Cuando los informes operativos se exportan a Excel para el análisis de variaciones, se corre el riesgo de confundir al equipo de contabilidad, especialmente si el informe fue generado por personal que no es de contabilidad. Estos informes basados ​​en Excel son propensos a errores, requieren más tiempo para navegar por problemas de desglose y exponen desafíos con informes de múltiples monedas si diferentes oficinas globales están tratando de analizarlos.

Además, la dependencia de Excel revela tendencias preocupantes. En la misma encuesta, menos de una cuarta parte de los responsables de la toma de decisiones financieras estaban creando informes que son todos (o en su mayoría) interactivos, y el 45 por ciento de los encuestados dijo que los informes interactivos se consideran más difíciles de producir que los informes estáticos.

Aún más preocupante en la era actual de transformación digital, el papel de la automatización es muy limitado, con solo un tercio de los tomadores de decisiones produciendo informes que están totalmente o en su mayoría automatizados. Sin embargo, de ellos, más de las tres cuartas partes estaban satisfechos con el resultado del informe, lo que apunta al enorme valor que brindan los informes operativos automatizados.

Ver el valor de los informes automatizados e interactivos

Los equipos de finanzas luchan por invertir tiempo en explorar el papel de la automatización en el proceso de informes operativos y deben depender en gran medida de sus departamentos de TI para crear informes. Según la encuesta, el 71 por ciento de los responsables de la toma de decisiones dijeron que su departamento de TI estaba involucrado en la creación o modificación de informes recurrentes.

Pero hay un gran apetito por la automatización. Reduce el tiempo y el personal necesarios para generar un informe. Mejora la precisión de los datos: los informes automáticos y recurrentes mantienen la información actualizada. La automatización también reduce los errores y le permite ver una amplia gama de datos de varias fuentes.

Por último, la automatización reduce el tiempo dedicado a crear un informe. La mitad de los responsables de la toma de decisiones generan informes en cuatro horas o menos, pero, según el tipo de informe, entre el 14 y el 24 por ciento aún pueden tardar de cinco a ocho horas en completar este tipo de trabajo. La automatización de los informes operativos mejora en gran medida la eficiencia al eliminar los elementos mundanos y repetitivos de los flujos de trabajo de informes.

El tiempo es ahora

Los informes de calidad son fundamentales para que los departamentos de una empresa hagan que las operaciones sean más productivas y eficientes. El desafío es que los usuarios financieros no han podido acceder a los datos que necesitan para crear informes que se adapten a sus requisitos sin involucrar al personal de TI. Este desafío continuo da como resultado que los equipos recurran por defecto al modo de espera obsoleto e improductivo: exportar datos a Excel y crear informes manualmente.

A medida que las empresas buscan una ventaja competitiva, recurren cada vez más a los datos dentro de sus propias operaciones para encontrarla. Al integrar a la perfección múltiples fuentes de datos, automatizar la creación de informes visuales personalizados y permitir a los usuarios profundizar en los datos transaccionales para una comprensión más profunda de cómo impulsar el negocio, las empresas liberarán todo el potencial de los informes operativos.

Daf Llewellyn es el director general de EMEA para software de perspicacia, un proveedor global de soluciones de gestión del rendimiento y generación de informes financieros para la oficina del CFO.

Publicado originalmente en reportero de negocios