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Históricamente, la contabilidad se ha visto como un centro de costos y una función de generación de informes para satisfacer las demandas de los informes reglamentarios, en lugar de una función enfocada en agregar valor estratégico al negocio. La función financiera ayudaba con los recursos monetarios y los informes, pero rara vez desempeñaba un papel estratégico.
Durante el último año y medio, ha habido una mayor responsabilidad asignada al CFO para agregar valor a la organización con datos rápidos y precisos y para respaldar las operaciones comerciales con mayor conocimiento. Sin embargo, la tiranía del trabajo tedioso combinado con procesos manuales sigue siendo un desafío para muchos equipos de finanzas y contabilidad. Si bien existe una demanda de que los datos se produzcan rápidamente, incluso en tiempo real, están encerrados en silos. Las herramientas ineficaces, como las hojas de cálculo, limitan la vista del CFO a una instantánea de la situación financiera actual. Actualmente, los profesionales financieros dedican el 80 por ciento de su tiempo a producir los datos y solo el 20 por ciento a analizarlos.
Se necesitan nuevos procesos para satisfacer esta demanda. Lamentablemente, los profesionales de la contabilidad y las finanzas rara vez cuentan con la tecnología adecuada para proporcionar los conocimientos oportunos y relevantes que son esenciales para que las partes interesadas del negocio guíen las decisiones comerciales críticas. Se necesitará una sólida gestión del cambio en la oficina de finanzas, así como en la organización en su conjunto, a medida que el rol del CFO continúa evolucionando y se adopta una estrategia de transformación digital.
La evolución del papel de la función financiera
Los negocios son un entorno cada vez más desafiante. La competencia global aumenta a medida que muchos procesos se mueven en línea, mientras que la tecnología reduce las barreras de entrada en muchas industrias y facilita una ola de nuevas empresas. Además, la escasez de mano de obra en gran parte del mundo está causando preocupación y afectando la capacidad de realizar el trabajo necesario para garantizar el crecimiento. Cuatro problemas estratégicos se suman a los tiempos difíciles.
- Hay una necesidad de reducir el riesgo. Los requisitos reglamentarios, especialmente los relacionados con la privacidad y la seguridad cibernética, se corresponden con las expectativas de los clientes sobre la seguridad de sus datos personales. A medida que el cumplimiento normativo sigue aumentando en complejidad, requiere más controles internos, visibilidad e informes.
- Las empresas necesitan una mayor flexibilidad. Vivimos en un mundo de volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad (VUCA) donde las amenazas y oportunidades del mañana suelen ser difíciles de detectar. Las empresas deben ser ágiles y capaces de cambiar de dirección casi de la noche a la mañana. Desafortunadamente, los ciclos financieros largos no son flexibles. Los datos necesarios pueden estar allí, pero con demasiada frecuencia no son accesibles en tiempo real para los profesionales financieros para equipar a la empresa con lo que necesita para tomar decisiones.
- La flexibilidad requiere velocidad. Cuanto más rápido realice el equipo de contabilidad el período de cierre de fin de mes, más rápido podrán los equipos de finanzas comenzar su trabajo analizando los datos. De acuerdo a Ventana Research, el 85 por ciento de las empresas que utilizan soluciones financieras automatizadas pueden cerrar en seis días hábiles o menos. Solo un tercio de las empresas con poca o ninguna automatización pueden lograr esto. La automatización permite el suministro oportuno de información sobre mercados y competidores y es claramente una fuente significativa de ventaja competitiva.
- Utilice la previsión, no la extrapolación. La mayor parte de la planificación empresarial se basa en datos históricos. Actualmente, la mayoría de los pronósticos simplemente extrapolan estos datos. Para que se entregue un pronóstico efectivo, las organizaciones deben tener la confianza de que sus datos son completos y precisos. Además, cualquier suposición que se incorpore a los pronósticos debe cuestionarse y analizarse. Afortunadamente, la previsión se puede mejorar con una informática más potente, incluido el análisis de grandes datos no estructurados y el uso de IA.
Existe la necesidad de una nueva visión para el futuro de la función financiera. La transformación digital y la automatización de procesos están planteando muchas preguntas en esta área. Por ejemplo, ¿puede el software reemplazar a los contadores? Esta fue una gran preocupación cuando la automatización de procesos robóticos y los bots se discutieron por primera vez hace años. La respuesta es claramente no. En cambio, el software se puede usar para automatizar muchas de las tareas rutinarias y tediosas en las que muchos profesionales financieros deben trabajar actualmente, liberándolos para un rol más creativo y estratégico, como administrar excepciones, proporcionar información y desarrollar escenarios alternativos. Además, con el mercado laboral ajustado y la comprensión de que no hay un grupo de trabajo en constante aumento, las empresas deben comenzar a aprovechar la tecnología y la automatización para ayudar a llenar el vacío de mayor trabajo y empoderar a los equipos de finanzas y contabilidad para que brinden el mayor valor. servicios que las empresas necesitan para sobrevivir y prosperar en la actualidad.
Sin embargo, hay una advertencia. Es posible que los profesionales financieros que tienen la libertad de concentrarse en áreas de mayor valor no tengan las habilidades o la mentalidad para hacerlo. Junto con la automatización, existe la necesidad de mejorar las habilidades del grupo de talentos actual para que puedan aprovechar al máximo las oportunidades disponibles en los roles en evolución.
¿Por qué automatizar ahora?
Los costos del procesamiento manual.
Los procesos financieros pueden transformarse aprovechando las soluciones tecnológicas que permiten la automatización hoy porque hay muchas costos de retrasar este cambio. Quizás el más obvio es el riesgo de inexactitud. La transcripción manual de datos tiene una tasa de error promedio de alrededor del 1 por ciento. Incluso si su organización solo realiza 1000 transacciones al año, esos errores pueden ser muy costosos y, como mínimo, consumir mucho tiempo.
Además, existe el costo para la reputación de su empleador. Las empresas que obligan a sus profesionales financieros a trabajar muchas horas en tareas tediosas que se rigen por plazos ajustados perderán talento rápidamente y será difícil encontrar reemplazos. Esto se ve agravado por la actual escasez de talento que ya dificulta encontrar a las personas necesarias para hacer crecer el negocio.
“Los beneficios y el retorno de la inversión de la automatización financiera son inmediatos y permanentes”, comenta Omar Choucair, director financiero de Trintech, el proveedor global líder de soluciones de software integradas Record to Report para la Oficina de Finanzas. “Ya sea que tenga 500 o 500 000 transacciones por día, si la automatización puede igualar el 95 por ciento sin intervención humana, eso puede liberar nuestro talento para iniciativas más estratégicas, eliminar errores y eliminar el aspecto de “trabajo pesado” de la contabilidad para mejorar la satisfacción laboral. y crecimiento profesional.”
Sin embargo, lo más importante es que una falla en la automatización significa que los equipos de finanzas se enfocarán constantemente en tareas rutinarias. Estarán apagando incendios en la organización en lugar de prevenir incendios antes de que sucedan. Estar constantemente en un estado reactivo no les deja tiempo para respaldar el negocio a través del desarrollo de estrategias y la optimización de ingresos.
Estos costos-beneficios se pueden cuantificar. Por ejemplo, Corporación LKQ El proceso de transformación financiera redujo el tiempo de cierre de 9 a 7 días hábiles y resultó en una reducción de casi el 50 por ciento en la plantilla de especialistas en efectivo junto con un crecimiento en los ingresos del 3.711 por ciento. Al mismo tiempo, la plantilla del Centro de Servicios Financieros Compartidos se mantuvo estable.
La pandemia ha acelerado el camino hacia la automatización de procesos. Debido al trabajo remoto, era más difícil para los equipos de finanzas cuestionar las cosas en las hojas de cálculo cara a cara y colaborar de manera efectiva en los proyectos. Sin embargo, a medida que salimos de la pandemia, existe una amplia aceptación del beneficio de la automatización como una forma de mejorar la precisión, resaltar las excepciones y permitir la colaboración.
Las empresas que no amplían su pensamiento lineal y tratan de volver a la forma en que eran las cosas antes de la pandemia se están preparando para el fracaso. Las empresas de hoy no sobrevivirán a menos que hagan cambios audaces y se transformen digitalmente.
Regulaciones cambiantes
Impulsadas por una mayor preocupación por la seguridad cibernética, la privacidad y la inteligencia artificial, las regulaciones están cambiando y el trabajo asociado con ellas está aumentando. MiFID II, GDPR, Dodd-Frank y muchos más se suman a las cargas de trabajo, sobre todo por el requisito de comprenderlas. La automatización puede hacer que la tarea de lidiar con regulaciones que cambian con frecuencia sea mucho más fácil.
Además, los reguladores financieros están exigiendo cada vez más, como ESEF, informes ESG y las propuestas pendientes para una versión del Reino Unido de la Ley Sarbanes-Oxley (UK SOX). Todo esto crea demandas adicionales en los equipos financieros de las organizaciones globales.
Encontrar el socio adecuado
Evolucionar la función financiera a un rol más estratégico nunca será simple. La mayoría de las empresas no pueden esperar tener los recursos necesarios de conocimiento y habilidades dentro de sus equipos financieros existentes. Es posible que ni siquiera estén al tanto de las diversas soluciones tecnológicas disponibles para hacer que su trabajo sea más eficiente y efectivo.
Por esta razón, tiene sentido trabajar con un socio de confianza: los especialistas pueden asesorar sobre las mejores formas de transformar los procesos financieros, con una serie de beneficios:
- Aportan experiencia financiera y la disponibilidad de profesionales debidamente certificados que pueden garantizar que cualquier solución técnica esté optimizada para el cumplimiento.
- Hay un elemento de flexibilidad y un reconocimiento de que una talla no sirve para todos. Las empresas deberían poder elegir entre una variedad de soluciones diferentes que se ajusten a su forma de operar. Una gran empresa con volúmenes de transacciones muy altos requerirá una solución de registro a informe más robusta que no será requerida por una empresa más pequeña del mercado medio que solo busca acelerar su proceso de cierre.
- La capacidad de abordar los problemas de cumplimiento, por ejemplo, mediante la incorporación de un marco de cumplimiento en el proceso de controles con conciliaciones, comparación de transacciones y paneles en tiempo real para indicadores clave de rendimiento, es importante. Debe incorporarse el cumplimiento de todas las reglamentaciones y normas pertinentes.
- Puede ser arriesgado estar atado a un solo proveedor y los mejores socios serán independientes de la tecnología. Deben ser capaces de integrarse con el ecosistema de la función financiera y la organización en general. Esto significa, por ejemplo, preservar el ERP como un sistema de registro, así como trabajar de manera efectiva con otras soluciones tecnológicas. Ser independiente de la tecnología también es beneficioso para las fusiones y adquisiciones, ya que permite que la organización financiera obtenga control y conocimiento rápidamente al integrar nuevos negocios en los negocios existentes. También es esencial para cualquier reestructuración significativa de las empresas.
- Están surgiendo muchas nuevas oportunidades tecnológicas e incluso la empresa más grande puede tener dificultades para aprovechar al máximo la realidad aumentada o la inteligencia artificial. Cualquier socio que ayude con la transformación de los procesos financieros debe ser capaz de reconocer el potencial de la tecnología emergente y dónde integrarla dentro del programa de transformación.
- Es importante para cualquier organización tener la confianza de que los principales eslabones de la cadena de suministro están seguros. Esto también se aplica a los socios en el proceso de transformación financiera. Los socios deben habilitar los controles de acceso apropiados y facilitar las defensas técnicas, como el cifrado de extremo a extremo. Cuando corresponda, los datos deben separarse con contratos de tenencia individual.
Con la asistencia de un socio tecnológico adecuado, las empresas estarán bien equipadas para un proceso de transformación financiera exitoso, lo que les permitirá prosperar en un entorno empresarial cada vez más complejo.
¿Cómo se compara su uso de la automatización del cierre financiero con el de sus pares? Descargar Informe de referencia de cierre financiero global de Trintech para saber cómo su empresa puede beneficiarse de las soluciones de cierre financiero automatizadas y personalizadas que se adaptan a su forma de hacer negocios.
Publicado originalmente en reportero de negocios
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